업무 효율을 높이는 회의록 작성법 가이드

사회생활을 할 때, 회사 업무 현장에서 빠질 수 없는 활동 중 하나가 바로 회의록 작성이 있습니다. 단순하게 회의 내용을 기록하는 것은 업무적으로 효율성을 높여주는 그 이상의 역할을 해주게 될 것입니다. 논의된 내용을 명확하게 정리하고, 이를 바탕으로 결정을 실행하거나 책임을 명확히 하기 위한 중요한 자료로도 쓰이게 됩니다. 하지만, 처음 작성하는 분들에게는 살짝? 조금? 막막하게 느껴질 수 있는 것도 사실이라 보입니다. 그래서 그 목적을 다시 집어보고, 누구나 체계적으로 작성할 수 있는 회의록 작성법에 대하여 알아보겠습니다.

 

체계적인 회의록 작성법 및 포인트

우선, 회의를 준비하는 단계부터 시작하여 계획적으로 나아갈 수 있도록 하는 것이 필수적일 것입니다. 회의 규모에 따라 달라질 수도 있겠지만, 회의 안건과 참석자 명단을 사전에 파악하고, 회의록 양식을 미리 준비해 두는 것도 원활한 논의가 이루어지는데 도움이 될 것입니다. 일반적으로 제목, 날짜, 시간, 장소, 참석자(및 결석자) 명단, 안건별 내용, 주요 발언, 결정 사항, 후속 조치, 정리 발언 등 주요 항목들을 준비하여 핵심 정보들로 빠르고 정확하게 기록되고, 빠르게 진행될 것입니다. 그리고 중요한 포인트를 추려서 간결하고 명확하게 정리하는 것도 도움이 됩니다. 또한, 회의 중 중요 용어나 약속 일정들은 빠짐없이 기록하는 것이 중요합니다. 날짜, 금액, 숫자와 같은 구체적인 데이터는 반드시 다시 한번 확인해 두는 습관도 좋겠습니다. 만약, 손글씨나 전자 기기의 타이핑이 빠르지 않다면, 회의 내용을 녹음해 두는 것도 좋을 것입니다.

 

작성 정리 및 전달 방안

중요한 회의일수록 회의록은 중요하게 활용될 것입니다. 큰 프로젝트의 경우 회의 참석자들에게 정확한 정보들을 공유해야 하기 때문입니다. 그리고 회의록은 여러 사람이 참고하고 활용해야 되는 문서로 간결하면서도 직관적인 표현이 좋습니다. 불필요한 정보를 없애고, 핵심 내용만을 강조하여 정리하면 도움이 될 것이며, 공유 시에는 이메일 또는 회사 내의 클라우드 문서 관리 시스템 등을 활용하면 좋겠습니다.

 

처음에는 번거롭게 느껴질 수 있겠지만, 정확하고 효율적인 업무를 위해 회의록은 조직 내 소통을 원활히 할 수 있도록 도와주며, 업무의 성과를 높이는데 중요한 역할을 하게 될 것입니다. 몇 가지 팁들을 숙지하고 습관을 갖는다면, 완성도 높은 회의록을 장성하는데 도움이 될 것입니다. 이를 꾸준히 연습한다면 어느새 전문가가 되어 있을지도 모르겠습니다.